ЗНАКОМЬТЕСЬ: МАРК, РУКОВОДИТЕЛЬ ОТДЕЛА ПРОДАЖ

Будучи старшим продавцом в компании по производству медикаментов, Марк благодаря впечатляющим достижениям был продвинут на более высокую должность. Раньше его хроническая неорганизованность не мешала умению торговать, но в новой роли, когда приходилось иметь дело с томами корпоративной переписки, отчетов торговых представителей и горами другой бумажной работы, неразбериха в бумагах загнала его в ловушку.

Рабочий стол Марка был постоянно завален морем бумаг. Ему редко удавалось вспомнить, где что лежит. Очень часто он испытывал страх, что позвонит один из торговых представителей, а ему не удастся найти нужной бумаги, чтобы ответить на его вопросы.

Перед собраниями он часами занимался поисками материала, необходимого для повестки дня. Из-за своей неорганизованности Марк терял темп работы, что отражалось на его профессионализме. Он стал неэффективным работником, и его руководители и коллеги смотрели на него с неодобрением. Если он хотел сделать следующий шаг по карьерной лестнице (и он его сделал), ему было необходимо в первую очередь стать более организованным.

Марк продолжал искать время для того, чтобы все исправить, но оно никак не находилось. Телефоны никогда не переставали звонить, собрания надо было проводить, и бесконечные поиски нужных документов тоже были тут как тут.

Каждый час, каждый рабочий день его заваливали информацией, поступавшей миллионами способов, — в виде служебных записок, обычной почты, электронной почты, записей, сделанных вручную, телефонных сообщений, визитных карточек. Для того чтобы воспользоваться шансом и быть конкурентоспособным, мы должны уметь со скоростью света отделять информацию, которая нам нужна, от лишней, ничего не пропустив. Ирония современной работы состоит в том, что объем информации, с которым нам необходимо иметь дело (и скорость, с которой нам придется его обрабатывать), требует от нас исключительной организованности, но этот же самый ритм не оставляет нам времени организоваться.

Цена заваленных бумагами столов, переполненных портфелей и компьютеров огромна. Когда мы позволяем работе накапливаться, нам приходится за это платить часами, потраченными на поиски информации, которую положили не на место, пропущенными идеями и даже плохой репутацией.

Я уверена, что вас не нужно убеждать в преимуществах организованности, возможно, вы сами каждый день сокрушаетесь по поводу ее отсутствия. Но вот чего вы не сознаете, так это того, что добиться организованности и сохранить ее — очень важный навык. Высококвалифицированные работники могут найти то, что им нужно и когда нужно, быстро, четко и спокойно.

Но, как и в случае с моими неорганизованными клиентами, ваше отчаянное стремление к порядку душит ограниченное время, которое вы можете посвятить этому навыку. В какие-то дни я просто счастлива, когда у меня есть возможность пообщаться с моими клиентами три-четыре часа, но потом они вдруг исчезают в одно мгновение из-за необходимости работать. Итак, мне пришлось изобретать способы, чтобы быстро и эффективно улучшить их ситуацию за короткое время.

В этой главе я поделюсь с вами своими методами, чтобы вы также могли найти все, что вам нужно, и когда нужно, оставаясь спокойным, производя благоприятное впечатление на коллег и клиентов и прекрасно чувствуя себя на рабочем месте.

Каждый способ потребует от вас менее четырех часов. Очень быстрое кардинальное изменение по сравнению с двадцатью четырьмя часами, которые требуются для того, чтобы перерыть весь офис. Посвятите так много или так мало времени (сколько вам потребуется), чтобы добиться своих целей.

ИЩИТЕ СИЛЬНЫЕ СТОРОНЫ

Нет таких людей, которые неорганизованны во всем, всегда найдется пусть даже один ящик в столе или книжная полка, где у вас порядок. У Марка справочный материал находился в безукоризненном порядке. Он держал его рядом с собой около телефона. Доступность этой информации давала ему возможность быстро решать какие-то проблемы.

Проблемы были связаны с материалами, имеющими отношение к его должности менеджера, — отчетами о расходах, корпоративными формами и методическими записями, большинство из которых приходило на бумаге, и теперь ими был завален весь стол. Умение управляться с бумагами было для него непривычно, поэтому не стоит удивляться, что все они находились в ужасном беспорядке.

Вместо того чтобы ждать, когда появится достаточно времени, чтобы перевернуть ваш офис, давайте сначала обозначим зоны, которые нуждаются или не нуждаются в нашем внимании, и разберемся почему. Разрушая старые привычки, мы имеем возможность заняться одной из зон и относительно быстро ее изменить, а не выискивать время между проектами в вашем расписании.

Во-первых, давайте определимся, что значит быть организованным. Главное — понять, что организованность не определяется наличием или отсутствием беспорядка у вас на столе, а тем, как эти завалы влияют на вашу продуктивность.

Давайте зафиксируем проблему. Вы можете столкнуться с одной из трех нижеописанных проблем (или сразу со всеми).

• Вы не можете отыскать нужные вещи. Это самая большая проблема из всех. Если документы, информация и материалы теряются в вашей системе, ваша эффективность и качество работы становятся ниже. Такое уж время. Вы тратите на поиски пропавших бумаг огромное количество времени (иногда по два часа в день). Вам приходится откладывать работу над очень важными проектами из-за того, что вы боитесь не найти то, что вам необходимо.

• Другие люди не могут найти нужные вещи. Возможно, вы знаете, где что лежит, но больше никто не может понять вашу систему. Как член команды, с которой вы делитесь информацией, вы виноваты, если остальные не могут найти необходимые документы во время вашего отсутствия. Уже были жалобы? Помощник, не понимающий вашу систему, не сможет вам оказать такую же полноценную помощь, какую вы могли бы получить, если бы он разбирался в вашей системе и был ее частью. Нет ничего хуже, чем быть в дороге и отчаянно нуждаться в каком-нибудь документе, но не иметь возможности объяснить кому-то, как его найти. Это впустую убивает ваше время, а иногда и снижает доверие, которое к вам испытывают ваш руководитель и коллеги, что может навредить вашей карьере.

• У меня не осталось места для работы. Неконтролируемое количество материалов в вашем кабинете является причиной, по которой пространство визуально сужается. Один только взгляд на этот беспорядок лишает вас энергии, вы автоматически начинаете думать: «Когда я с этим разберусь?» Принять решение о том, что сохранить, а от чего избавиться, непростое дело, и в горячке рабочего дня многие люди стараются не беспокоиться по этому поводу.

Каждая специфическая проблема нуждается в своем решении.

Ваше рабочее пространство состоит из восьми основных зон. Какие из них действительно создают вам проблемы, и что это за проблемы? Составьте список этих потенциальных проблемных зон, чтобы выяснить, что работает, а что нет, с помощью графика контроля над запасами, как показано ниже. Для каждой зоны определите: состоит ли проблема в том, что вы не можете найти вещи, другие не могут найти вещи или у вас не осталось из-за свалки свободного пространства. Вы можете сделать больше колонок для каждой проблемы. Например, если вы не можете найти вещи, это значит, что и у ваших коллег будут проблемы с определением их местонахождения в вашем кабинете.

Дальше разберитесь, какая зона особенно влияет на вашу продуктивность. Какая зона самая неприятная для вас? Определите, какая зона может иметь самое значительное влияние на эффективность вашего труда по отношению к доходным статьям компании. Хорошо налаженная регистрация документов, чтобы вы могли найти необходимую информацию, в настоящее время где-то затерявшуюся в вашей системе? Или свободная поверхность вашего стола, чтобы вы могли работать и принимать за ним коллег? Если зон, где вы не можете найти необходимые вещи, несколько, принимайтесь за ту, на которую вы тратите больше всего времени, потому что в этом случае вы получите самое большое облегчение и прилив сил.

СОЗДАЙТЕ «ДОРОЖНУЮ КАРТУ» ДЛЯ ВАШИХ КОЛЛЕГ

Если вы сами можете найти необходимые вещи, а другие не могут, я это называю «беспорядок, но организованный». Вы полагаетесь на зрительную память и точно можете запомнить, в какой стопке какие материалы. С вашей особенностью поможет справиться система, работающая на вас. Поэтому вам ничего не надо менять. Дайте своим коллегам, руководителю и помощнику доступ к вашим документам, снабдив их «дорожной картой» к вашей системе хранения материалов.

Есть несколько способов это сделать.

• Сделайте маркировку. Воспользуйтесь листочками бумаги одного цвета и дайте название каждой стопке, ящику, полке и папке в вашем кабинете. Если вы любитель стопок, положите цветной листок бумаги на каждую стопку или прикрепите ярлык к краю полки под каждой стопкой. Напишите на каждом ящике, полке, что там находится, используя общую классификацию (клиенты, маркетинг) или более специфическую (Эплтон, Бретань, поставки, балетные труппы и т. д.).

• Создайте предметный указатель. Даже если ваша система регистрации документов не совершенна, очень легко создать предметный указатель на одном листке бумаги, где вы будете записывать, куда положили тот или иной документ. Начните с простого. Откройте каждый ящик (или коробку), где вы храните свои документы, и запишите, что там содержится. Например: «Верхний ящик черного шкафа для хранения документов: корпоративные документы (страхование здоровья, отчеты о расходах); средний ящик: Эплтон, Бретань, поставки, балетные труппы, конноспортивные общества; нижний ящик: маркетинговый бюджет, материалы по продвижению услуг, обновленные данные веб-страниц, маркетинговые компании. Стопки на шкафу: годовые отчеты, отчеты о прибылях и убытках за месяц». Отдайте копию предметного указателя вашему помощнику или коллеге, а еще одну копию возьмите с собой в поездку. Таким образом, любой человек сможет найти все что угодно независимо от того, на месте вы или нет.

«Да, но… я не хочу, чтобы другие люди могла что-то искать в моих материалах»

Для некоторых людей хаос на рабочем столе служит вполне осознанной цели — держать остальных подальше от их кабинетов и вообще убрать всех со своего пути. Несколько моих клиентов допускают свалки на столе и в своих кабинетах, чтобы возвести стену, спрятаться за ней и быть менее открытым, более защищенным, всегда выглядеть погруженным в работу и таким образом избегать бесконечных незапланированных перерывов. Необходимость в таком барьере вовсе не значит, что вы избегаете подотчетности или ответственности. Гораздо чаще это просто такой рабочий стиль творческих отшельников, желающих как можно глубже погрузиться в работу, иногда потеряться в ней на несколько часов. Им, конечно, не хочется, чтобы люди постоянно нарушали их концентрированность. Кроме того, они могут пользоваться материалами, к которым вполне обоснованно не хотят допускать других людей, — секретные источники информации или конфиденциальные записи.

Решение. Если речь идет о вашей ситуации, отделите то, что конфиденциально, от того, к чему доступ открыт, и замкните секретные материалы. Расчистите рабочее пространство, а потом разделите все материалы в вашем кабинете на логическую и смешанную группы. Другими словами, рабочее место может быть организовано, в этом беспорядке вы сможете найти все, что вам нужно, а для других людей вы будете все так же выглядеть недоступным.

• Используйте фотографии. Сделайте фотографию или нарисуйте компоновочный план, на котором отметьте содержимое каждой стопки документов.

На создание «дорожной карты» для большинства кабинетов уйдет не больше часа, если вы знаете, где что лежит, но ваши усилия будут вознаграждены. Никому не нравится чувствовать, что ситуация выходит из-под контроля, а полная расшифровка вашей системы поможет коллегам приобрести большую уверенность и не раздражаться лишний раз, когда необходимо что-то найти или положить на место в вашем кабинете.

То, что вы создаете для коллег «дорожную карту», очень похоже на ситуацию у вас дома с различными счетами и налоговыми документами. Даже если в вашей семье за оплату счетов отвечает один человек, каждый член семьи должен знать, где в случае необходимости найти тот или иной документ. Такое же общее правило должно быть и у людей, работающих вместе. Ведь это в ваших интересах, когда не надо отвечать на звонки недовольного, рассерженного клиента, требующего данные о состоянии дел, и вместо того чтобы тащить свое измученное гриппом тело в офис и заражать всех и каждого, вы можете просто быстро позвонить и отправить кого-нибудь в свой кабинет, чтобы легко найти то, что вам нужно.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ СУЩЕСТВУЮЩИЕ СИСТЕМЫ

Организовать работу в соответствии со скоростью перемен иногда означает доверять своим старым базовым системам и интегрировать в них новые элементы. Таким образом, вы потратите меньше времени на модернизацию и изучение новых методов.

ЗНАКОМЬТЕСЬ: ЭЛОИЗА

Элоиза была успешным брокером в сфере операций с недвижимостью. Посещая не менее четырех бизнес-ланчей в неделю, она всегда была очень педантична по поводу своего расписания, завоевала репутацию чрезвычайно пунктуального человека и никогда никуда не опаздывала. Это получалось благодаря надежности детально продуманной системы, основанной на хранении информации на бумаге, объединявшей ее настольный календарь и систему записей на цветных постерах. Она никогда не меняла свой метод, но ее коллега Надия (использовавшая подобную систему) стала с успехом применять компьютер. Надии понравилась идея, что ассистентка могла без ее помощи договариваться о бизнес-ланчах, и с компьютером ее рабочее место выглядело более аккуратным и профессиональным.

Надия переключилась на сетевое расписание и в течение первых полутора месяцев пропустила два бизнес-ланча — больше, чем за пять лет предыдущей работы. К тому времени, когда мы начали консультации, она уже четыре месяца находилась в очень нервном состоянии, но не теряла решимости продолжать пользоваться сетевым расписанием и заставить его работать. Первое, что я сказала, это: «Что вас не устраивало в старой системе?» Она ответила: «Все устраивало». На мой вопрос, зачем же нужно было переключаться, женщина сообщила, что ей казалось, это следует сделать, потому что ее старая система казалась слишком старомодной. «С вашей новой системой стало лучше работать?» — «Нет». — «Вы хотите переключиться назад?» — «Да!» Надия и дорогие читатели, я даю вам свое разрешение.

Решение лучше искать там, где вы чувствуете себя организованным и уверенным в себе. Исследуйте свои системы и определите, что действительно исправно работает (компьютерная система регистрации документов, архив?). Вместо того чтобы пытаться создать новую систему для дезорганизованной зоны, просто перенесите свои системы на другие платформы. Или вы можете вернуться к тому, что хорошо работало раньше. Я недавно столкнулась с клиентом, у которого когда-то была система, которая хорошо работала. Теперь он уже не мог вспомнить, почему он от нее отказался. По мере того как мы поднимаемся по карьерной лестнице, меняется степень нашей ответственности, и мы ошибочно думаем, что наши системы тоже должны меняться. Сколько раз вы думали, что технологии смогут предложить лучшее решение, а потом всегда возвращались к своей старой испытанной системе?

ХРАНЕНИЕ МАТЕРИАЛОВ

Многие люди теряются, когда дело доходит до решения, где хранить документы. Если вас смущает этот вопрос, воспользуйтесь несколькими общими советами.

ХРАНИТЕ ДОКУМЕНТЫ ИЛИ НА БУМАГЕ, ИЛИ В КОМПЬЮТЕРЕ

Главный ключ к успешному поиску информации — это хранение ее в одном месте. Чтобы организовать вашу систему хранения информации, нужно сделать выбор, потому что существует огромное количество средств, с которыми приходится работать, — архив, компьютерные папки с документами, электронная почта, автоответчик, скоросшиватели и т. д. Когда один документ надо искать во многих местах, у вас наверняка возникнут трудности в доступе к этой информации в момент, когда она крайне необходима.

Чтобы избежать беспорядка, поместите всю свою информацию или в компьютер, или в архив, в зависимости от того, что для вас более удобно. 90 процентов работы связаны с компьютером, но 10 процентов сотрудников пользуются печатными текстами. Делайте то, что для вас наиболее естественно. Можно даже выбрать наиболее удобное средство для каждого вида информации. Обратите внимание на пример, описанный ниже, где каждый вид информации привязан к своему средству.

УСТАНОВИТЕ ПОЛИТИКУ ОДНОСТОРОННЕГО ВХОДА

Если вы держите свое расписание в компьютере, а встречи иногда приходится назначать где-нибудь на собрании, записывая информацию на бумаге, сразу по возвращении в кабинет перенесите данные в компьютер, а не полагайтесь на записи. Если ваша база деловых контактов занесена в компьютер, а вы на конференции получили от кого-то визитную карточку, занесите данные в компьютерную систему, а карточку можете выбросить.

Если вы предпочитаете хранить все телефонные номера в компьютере, а кто-то передает по электронной почте номер сотового телефона, адрес или контактную информацию, автоматически перенесите их в нужный раздел. Помните: у вас должно быть только одно место, где можно хранить конкретную информацию!

Непросто придумать мотив для того, чтобы найти время и перенести кое-какую информацию. Измените свой взгляд. Вы не просто переносите ее, а определяете на место, для того чтобы в следующий раз воспользоваться ею. Как приятно иногда поискать телефонный номер для важного делового контакта и… вот он! Именно там, где и должен быть, в вашей базе данных. И вы его нашли с первого раза.

«Да, но… я терпеть не могу убирать вещи»

Очень часто у нас отличная система, но она терпит не потому, что мы слишком быстро двигаемся вперед. Отсутствие надлежащего порядка особенно ярко проявляется, когда мы берем документ из папки или стопки и не удосуживаемся положить его на место, прежде чем приступить к следующему проекту. К сожалению, в следующий раз, когда мы обращаемся к необходимому архиву, в нем отсутствует множество документов и у нас нет ни малейшего представления, где они находятся.

Решение. Лучший способ предотвратить неприятную ситуацию — это не вынимать документы из архива. Держите главный архив нетронутым, а для собрания или поездки отпечатайте рабочую версию документа. Это может стоить вам некоторого количества красящего порошка, но зато сбережет время и деньги позже, когда вы убедитесь, что все необходимые для работы документы на месте, ничего не потеряно. Можно также взять с собой на собрание или в поездку всю папку с документами, избежав таким образом необходимости по возвращении снова собирать их вместе.

ОТМЕТЬТЕ СВОЙ ПУТЬ «ХЛЕБНЫМИ КРОШКАМИ»

Если вам необходимо взять из архива какой-то документ, сделайте это очень аккуратно и, чтобы не забыть вернуть его на место, оставьте за собой «дорожку из хлебных крошек». Когда вы вынули документ, положите яркую закладку в то место, откуда вы взяли папку, или туда, где лежал документ («хлебные крошки»). Таким образом, вы никогда не забудете, откуда вы его взяли. Когда вы вернетесь в кабинет, все, что вам нужно сделать, это найти закладки и положить документ на место. У вас уйдет на это всего три минуты, стоит только побеспокоиться заранее и воспользоваться цветными закладками.

«Да, но… другие люди не кладут вещи на место»

Вы можете быть очень исполнительным человеком и всегда класть вещи на место, но ваши партнеры по проекту могут оказаться совершенно несобранными. Они постоянно берут документы из архивов коллективного пользования (клиентские архивы, маркетинговые материалы и т. д.) и никогда не возвращают их на место.

Решение. Перечень. Лист бумаги, размером с папку, с напечатанным перечнем документов, хранящихся в ней. Это вам поможет навести порядок. Если кто-то берет документ из папки, он помещает на это место перечень, отметив на нем название документа, свое имя и число, когда документ был взят. Таким образом, когда вы берете папку и не обнаруживаете в ней нужного документа, достаточно просто посмотреть на перечень. «Люк взял такой-то и такой-то документы 6 сентября 2003 года». Теперь вы знаете, куда обращаться за пропажей.

НАВЕДИТЕ ПОРЯДОК В ПОРТФЕЛЕ

Переполненные, как попало уложенные портфели становятся источником головной боли, когда вы вынуждены везде таскать их с собой, и смущения, когда вы во время встречи перекапываете в них все и не можете найти того, что вам нужно. Когда в вашем портфеле все правильно уложено и заполнен он только необходимыми для работы вещами, вы чувствуете, что ситуация у вас под контролем, вы хозяин своего времени и на встрече с клиентом полны уверенности в себе. Портфель — это миниатюрное отражение вашего кабинета. Начав с наведения порядка в портфеле, вы получите прилив вдохновения, чтобы заняться другими зонами беспорядка, скажем, рабочим столом и архивами.

Разделите содержимое своего портфеля на два типа — постоянное (калькулятор, визитные карточки, ручки, очки) и временное (документы, справочный материал и те бумаги, которые вы переносите из одного места в другое). Выделите в портфеле отделение для каждого предмета. Например, первое отделение для средств общения и вашего органайзера, среднее — для временных документов, а внутренний карман — для личных предметов и денег.

Ограничьте содержимое своего портфеля.

Будьте практичны.

Никогда не берите проект домой или в деловую поездку, если не планируете выделить специальное время для работы над ним. Просмотрите рекомендации к навыку 4, как правильно спланировать время, чтобы в срок выполнить работу. Установите для себя лимиты веса — никаких книг в тяжелых переплетах и папок с документами толще одного дюйма в дорогу не брать.

Ежедневно проверяйте свой портфель, вынимайте старые документы, дорожные принадлежности, лишние ручки и карандаши, визитные карточки, которые собрались во время деловой поездки. Наведя порядок в портфеле, вы ощутите легкость, уверенность и, возможно, у вас появится непреодолимое желание заняться своим кабинетом.

ОРГАНИЗУЙТЕ ПРОСТРАНСТВО НА РАБОЧЕМ СТОЛЕ

Если меры, описанные выше, не помогли вам быстро отыскивать необходимые вещи, давайте копнем глубже. Заваленный стол — одна из самых наглядных и раздражающих проблем на рабочем месте. Не хватает места для работы, трудно сконцентрироваться, кроме того, он производит неблагоприятное впечатление на сослуживцев, клиентов и руководство. Если ваши коллеги кладут документы на стул, чтобы вы не потеряли их, знайте, у вас серьезные проблемы с организацией рабочего места. Наведение порядка на столе — самый быстрый способ вернуть контроль над обстановкой в кабинете — часто обеспечивает вас временем для усовершенствования систем, требующих вашего внимания, и возможностями избавиться от некоторых вещей.

Археологические раскопки на некоторых столах обнаруживают залежи неразобранной почты, незаконченных проектов, перечней вопросов, которые надо обсудить с другими, документов, которые забыли положить на место, оставленных коллегами кофейных чашек. Если все эти вещи собрать вместе, неразбериха создаст определенные трудности для понимания, на каком вы свете находитесь с любым из своих проектов. Сначала разделите проекты на новые и старые. Обычно соотношение бывает такое: материалы, с которыми надо работать, 1:3, а документы, которые надо положить на место или отнести куда-нибудь, когда будет время, — 2:3.

Избавьтесь от провоцирующей беспокойство неопределенности, разделив каждое пространство на три визуальные зоны, отражающие прохождение документов через ваш стол: «входящие», «в работе» и «исходящие».

Эти три зоны создадут отчетливую наглядную картину того, как проекты и другие документы проходят через ваш стол. Убедитесь, что зона «входящих» документов находится близко от двери или на углу вашего стола для облегчения доступа всем заинтересованным лицам. Рабочая зона должна располагаться в середине рабочего пространства, занимая большую часть стола и место для хранения внутри. «Исходящую» зону лучше расположить на противоположной от «входящей» стороне кабинета, или на книжном шкафу, или на картотечном устройстве за вашим столом (см. 1).

¹

Таким образом следует размещать зоны. А теперь о том, как содержать их в порядке.

ЗОНА «ВХОДЯЩАЯ»

Содержит только новые материалы, включая почту, рукописи, проекты и заявки, которые вы еще не читали и с которыми не имели дела.

• Желательно иметь один или несколько ящиков для входящей почты, разделив материал на большие категории. (Например, если у вас два помощника, заведите два ящика, подписав один «От Питера», а другой «От Эдди».) Разделение «входящих» материалов сэкономит время, потраченное на копание в стопках. Короче говоря, чем больше стопка новой информации, получаемой вами ежедневно, тем больше вам поможет разделение на категории.

РАБОЧАЯ ЗОНА

Здесь должны содержаться материалы, над которыми вы сейчас работаете, включая все документы, необходимые для решения задачи. Сюда могут входить проектная документация, справочная литература, календарь, телефон, контракты, ручки, карандаши и скрепки. Все, что вам необходимо для работы, должно быть под рукой. Если вы встаете из-за стола за каждой мелочью, то за день теряется очень много времени.

Горячий совет

Не позволяйте лишним документам неопределенное время оставаться в вашем кабинете.

Одна моя клиентка постоянно называла ящик для входящих материалов «адской бездной». У нее никогда не находилось времени, чтобы просмотреть каждый документ, поэтому там была постоянная смесь из новых и старых документов, бумажный ералаш. Когда она наконец добралась до ящика, чтобы немного расчистить пространство, она потратила на это половину рабочего дня.

Чистите входящую зону через регулярные промежутки времени: несколько раз в день или в неделю, все зависит от вашей работы и количества входящего материала. Это занятие требует терпения. Обратите внимание, сколько времени у вас занимает процесс наведения порядка, и внесите его в свое регулярное расписание. Очень важно, чтобы вы, разбирая новый материал, были решительны и сразу продвигали документы дальше. Не помещайте материалы обратно после того, как вы их посмотрели. Не откладывайте опять работу с ними. Как только вы увидели новый документ, переходите к следующему действию — переводите его в рабочую зону и займитесь им.

• Отличайте временные материалы от постоянных. Временные материалы — это документы, которые поступают, требуют немедленной реакции и потом почти сразу же покидают ваш кабинет и передаются кому-то еще (на подпись, на утверждение, рукописи для получения рецензии и т. д.). Поэтому временные документы лучше хранить на столе. Постоянные материалы — это повседневные проекты, темы, документы по клиентуре, с которыми вы постоянно работаете, они являются частью ваших основных обязанностей. Лучше их хранить в ящиках стола или в картотечном шкафу на расстоянии вытянутой руки от вашего стула, чтобы уменьшить загромождение поверхности стола (хотя для некоторых людей стопки документов на столе в пределах рабочей зоны повышают эффективность труда).

• Организуйте пространство таким образом, чтобы архивные материалы хранились вне рабочей зоны. Архивные документы — это материалы уже законченных проектов, которые, может быть, больше никогда не понадобятся, но должны храниться для налоговых и юридических целей. Нет необходимости загромождать ограниченное пространство вашего кабинета этими папками. Уберите их из кабинета в общий архив или в кладовку. Составьте опись документов, которые вы туда отправляете, и храните ее среди постоянных документов, чтобы в случае необходимости вы могли вспомнить, что было передано, и вернуть, если понадобится.

ЗОНА «ИСХОДЯЩАЯ»

Это место, куда вы складываете законченную работу, которую потом отсылаете еще куда-нибудь, — документы для архивирования или отправки по почте, задания, которые вы передаете, ответы на запросы коллег, сослуживцев, руководителя или вашего помощника. Если они находятся в исходящей зоне, значит, работа над ними закончена.

• Так же, как в случае с входящей зоной, у вас должен быть один или несколько ящиков для исходящих документов. Лучше разместить в них документы по категориям для более быстрой работы над ними.

• Если вам приходится ежедневно встречаться с несколькими разными людьми, можно для каждого завести отдельный ящик, чтобы вы сразу могли взять нужные документы и отправиться с ними на собрание, готовые обсуждать и продвигать все свои законченные проекты и задания. Цель разделения ящиков для исходящих документов — сокращение времени, затрачиваемого вами или вашими сотрудниками на сортировку содержимого и работу с ним.

• Проясните для себя, кто будет заниматься чисткой ящиков для исходящих документов (забирать из них документы) — вы или кто-то из ваших сотрудников? Если это будут другие люди, им может понадобиться доступ в вашу исходящую зону. Если этим будете заниматься вы, включите эту работу в свое расписание на день, неделю или месяц, иначе исходящие документы останутся здесь навечно.

Когда мы наводили на столе Марка порядок, выяснилось, что 10 процентов документов были новыми. 10 процентов необходимо было архивировать. А 80 процентов документов, как он их называл, «зависших» — идеи и замечания для будущих собраний, отчеты, присланные ему торговыми представителями для обсуждения, или распечатанные материалы для передачи дальше по инстанциям.

Мы поступили следующим образом: поместили один ящик для входящих материалов на угол его стола ближе к двери, чтобы его помощник мог туда класть новые документы.

Вместо того чтобы держать зависшие материалы на столе, я предложила выделить место для их хранения в шкафу для документов, прямо за его спиной (который, надо заметить, почти всегда пустовал!).

В верхний ящик мы уложили папки для каждого из его торговых представителей — восемнадцать штук. Когда кто-то из них присылал ему материалы для обсуждения, Марк сразу же помещал их в именную папку. Каждый раз, когда он делал заметки или появлялись вопросы для обсуждения с кем-то из представителей, он также все это складывал в определенную папку. Если он разговаривал с представителем по телефону, можно было сразу взять нужную папку, достать материалы и быть полностью подготовленным к конкретному разговору. И на его столе теперь всегда было чисто!

Исходящая зона Марка состояла из двух ящиков, стоящих на дальнем конце того же шкафа для документов; один был подписан «Для работы», а второй — «В архив». Его помощник мог несколько раз в день вынимать из них документы, если это было необходимо.

Простым наведением порядка на столе Марка мы создали осязаемое, видимое движение его работы, которое дало ему уверенность в себе. Он стал четко мыслить, у него всегда была под рукой нужная информация. И, что самое главное, у него теперь была система, которая поддерживала его в новой роли менеджера. Теперь Марк всегда был готов к продуктивным переговорам, когда звонили его торговые представители.

ИЗБАВЛЯЙТЕСЬ ОТ НЕНУЖНОГО В ПРОЦЕССЕ РАБОТЫ

Как я уже заметила в начале главы, накапливание ненужной информации угнетает нас физически, эмоционально и психологически, мешает быстро принимать решения, чтобы идти в ногу с вашей работой.

Нам всем известно, что следует избавляться от лишнего, но ответы на вопросы: «Нужно ли мне это?», «Хочу ли я этого?» могут стать довольно трудными. Не нужно давать на них ответы сгоряча. Кто станет бросать дела, чтобы принять такое решение, при очень напряженном графике? Мы имеем склонность беречь нашу способность принимать решения для клиентских проектов, создания продукта, оказания услуг или для других дел, связанных с исполнением обязанностей.

Однако пока мы принимаем решение о том, что сохранить, а что убрать, документы накапливаются.

Секрет того, как избежать такой ситуации, состоит в постоянной сортировке и чистке. А чтобы облегчить этот процесс, вам потребуется ежедневно обновлять решение о том, что хранить, а что выкинуть. Воспользуйтесь следующими восемью вопросами, чтобы вам было легче принимать решение.

• Связано ли это с вашими основными обязанностями?

• Поможет ли вам это завершить проект, над которым вы работаете?

• Имеет ли это отношение к вашим перспективам или возможностям?

• Поможет ли это зарабатывать деньги?

• Занимаетесь ли вы этим регулярно?

• Есть ли у вас время, чтобы заняться этой информацией?

• Станет ли ваша работа эффективнее, если вы избавитесь от лишних вещей?

• Есть ли какие-то причины, связанные с налогами или правовыми нормами, чтобы хранить невостребованные материалы?

ЗНАКОМЬТЕСЬ: КЭТИ, МАСТЕР ПО НАКАПЛИВАНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Кэти была менеджером по организации зрелищных мероприятий с огромным кабинетом, достаточным по размеру, чтобы можно было поставить массивный дубовый стол, несколько книжных шкафов до потолка, большой стол для заседаний на шесть человек плюс два шкафа для документов и еще четыре с ящиками для картотеки. И тем не менее кабинет был полностью завален десятками тысяч документов, сваленных один на другой на любой обозримой поверхности, включая пол. Кэти была печально известна своим беспорядком. Мне сказали, что она будет самым значительным испытанием за всю историю моего бизнеса.

Когда я пришла к ней на встречу, то сразу поняла, что ее неорганизованность — оптический обман. Когда Кэти проводила меня сквозь груды документов, она могла назвать, что лежит в каждой из них. Здесь не шло речи о том, что она не может что-то найти. Она была «штабелеукладчицей», так сконцентрированной на своей работе, что никогда не находила времени, чтобы что-то убрать, а вместо этого накапливала документы и складывала их в стопки по размеру. Только верхние шесть дюймов каждой стопки могли понадобиться для работы, а остальные были старыми, невостребованными документами, которые давно нужно было куда-то определить, но Кэти не удосуживалась найти для этого время. Она имела привычку заниматься чисткой только тогда, когда она переходила на новую работу, а на этом месте она работала уже семь лет!

Кэти же не беспокоило, что другие думают о ее кабинете. Ее даже не волновало, что негде было сесть. Для этого существовал конференц-зал. Ей нравилось работать в уединении, чтобы она могла полностью сосредоточиться на своих звонках, договорах и стратегическом планировании, встречаясь с другими на собраниях.

Но свалка стала на нее давить, снижая творческую активность ощущением, что эти горы бумаг лишают ее пространства. Они были такими огромными, что даже воздух в ее кабинете был спертым. Работая бок о бок, мы провели две недели, убирая старые, отработанные, ненужные материалы.

Создайте перечень материалов, от которых надо избавляться, для каждой зоны своего кабинета. «Избавляюсь от ненужного в процессе работы». Используйте эти примеры в качестве точек отсчета, чтобы подогнать списки к вашему бизнесу и потребностям. Прикрепите их к доске объявлений, чтобы этот процесс каждый день проходил быстро и автоматически.

«Избавляюсь от ненужного в процессе работы» — печатные листы

• Устаревшие рукописи и отчеты.

• Те документы, оригиналы которых есть у кого-то другого, и вы можете в любой момент ими воспользоваться, если возникнет необходимость.

• Машинописные копии документов и докладов, если оригиналы хранятся в компьютере.

• Дубликаты. Храните оригинал в пластиковом конверте для защиты, сохраните одну копию, остальные уничтожьте.

• Старые наброски писем, предложений и докладов. Оставьте лучшие из них (окончательные), от остальных избавьтесь.

• Нерассортированная почта трехмесячной давности.

• Заявки на продукцию (не беспокойтесь, они пришлют вам новые, хотите вы этого или нет).

• Материалы, унаследованные от сослуживца или вашего предшественника. Отправьте их в запасники, если не пользуетесь ни одним из них.

• Литература и материалы по продвижению продукции тех компаний, в сотрудничестве с которыми вы не заинтересованы. И даже тех, с которыми вы готовы иметь дело. Если у них есть сайт и вы знаете номер их телефона, для чего нужны печатные копии?

• Приглашения на конференции и буклеты, посвященные им. Решите для себя, хотите ли вы посетить это мероприятие. Если да, отметьте число в своем органайзере, остальное уничтожьте.

• Устаревшие, так и не раскрытые материалы для чтения (газеты недельной давности, журналы трехмесячной давности, книги, которые вы храните годами, но так и не нашли время прочитать).

• Литература, касающаяся прошлых конференций, содержащая информацию, с которой вы уже знакомы.

• Отпечатанные данные из Интернета. Избавьтесь от бумаги, но сохраните адреса сайтов.

«Да, но… я хочу все знать!»

Исследования и получение знаний очень важны в современном деловом мире. На нас сваливается информация одновременное разных сторон, и могут возникнуть некие параноидальные фантазии: а) мы должны ее всю знать; б) все остальные в этом мире знают гораздо больше меня.

Решение. Чтобы преодолеть страх, что, отказавшись от материалов для чтения, вы пропустите что-нибудь новое и интересное, помните: даже если там все это будет, вы сами по себе очень умный человек и можете черпать великолепные идеи отовсюду. Иногда это просто акт веры в мироздание. Информация, которую вы получаете, становится информацией, которой вы можете пользоваться, а она всегда найдет к вам дорогу, И самое главное, всегда думайте о том, что на самом деле полезных сведений не так уж много, просто одна и та же информация циркулирует между самыми разными источниками. Выберите один или два самых надежных, а на остальные не обращайте внимания.

«Избавляюсь от ненужного в процессе работы» — компьютерные файлы

• Сотрите или запишите на СД-диск все, что не использовалось более двух лет.

• Идентичные документы под разными названиями.

• Прежние наброски и версии документов, которые уже давно закончены. Оставьте только финальные версии.

• Игры и программы, которыми вы никогда не пользуетесь. Однако не стоит браться за уничтожение программ, если вы не абсолютный компьютерный гений.

• Графику и рисунки, которые сейчас загромождают жесткий диск, сбросьте на CD, если уж не можете с ними расстаться.

Мы получаем и собираем информацию, но не имеем организованной информационно-поисковой системы. Заканчивается все тем, что материалы скапливаются на каждой доступной поверхности, вываливаются из переполненных портфелей и свисают с книжных полок. Чтобы работать с умом, вам надо очень тщательно отфильтровать информацию, потом сжать до такой формы, чтобы ее было легко искать и пользоваться ею. Ни один человек, с которым мне приходилось встречаться, не добирался до конца стопки литературы, предназначенной для чтения. Поэтому не надо считать себя неспособным, если и вы входите в их число. Вместо этого поздравьте себя с тем, что у вас живой, любознательный ум.

А теперь следуйте трем советам, чтобы не утонуть в бумагах.

• Будьте избирательны. Выбирайте главные сферы своих интересов и/или специализации как основу для исследований и обучения. Что вы предпочитаете: книги, журналы и газеты, посещать мастер-классы и курсы, искать информацию в Интернете?

• Сокращайте информацию. Не стоит хранить то, что вы уже знаете, или то, что вам совершенно не нужно. Сжимайте, вырезайте и очищайте все, что можете, перед тем как положить на хранение.

• Храните информацию там, откуда вам легко ее взять. Храните материалы там, где вам удобно ими пользоваться. Разумный поиск информации — это первое решение, которое приходит в голову, когда вы складываете ваши исследовательские материалы в стопки.

Совет менеджера

Придерживайтесь выбранной линии. Поощряйте своих сотрудников, чтобы они разрабатывали и распространяли основные правила по поводу того, что сохранять, а от чего избавляться. Вы можете установить эту практику и для юридического отдела, и для бухгалтерии, и для всего штата сотрудников. Американская ассоциация оперативного учета поместила инструкции по этому вопросу на своем сайте. Вы облегчите сотрудникам возможность сохранить полезное пространство для содержания документов. Можно использовать списки «Избавляюсь в процессе работы» как рекомендацию, от чего вы хотите, чтобы они избавлялись. Поскольку эти тенденции развиваются, вы можете пойти дальше и один день в году целиком посвятить разборке залежей, дав людям время освободить рабочее пространство. Закажите пиццу, пусть сотрудники оденутся попроще и займутся расчисткой. Если вы считаете, что все это не стоит затраченного времени, рассчитайте стоимость каждого квадратного метра, занятого свалкой материалов, или стоимость важного клиента, ушедшего разочарованным. Самые успешные компании устраивают такой день раз в шесть месяцев, позволяя своим сотрудникам рассортировать, упростить и избавиться от лишнего, чтобы кабинеты были светлыми, чистыми и в них эффективно работалось.

«Избавляюсь от ненужного в процессе работы» — электронная почта

• Вся старая почта.

• Все, полученное в виде машинописных копий (пусть за это отвечает инициатор отправления).

• Просто приятные, ничего не значащие сообщения.

• Сообщения по поводу дат собраний и бизнес-ланчей.

• Объявления по поводу каких-то мероприятий, с которыми вы уже ознакомились.

• Ранние текстовые строки (оставьте только финальную строку, которая включает всю корреспонденцию).

«Избавляюсь от ненужного в процессе работы» — контакты

• Адреса людей, переехавших много лет назад, в контактах с которыми вы не заинтересованы.

• Старые визитные карточки, валяющиеся на дне ящика больше трех лет.

• Любая информация о человеке, которого вы не можете вспомнить.

• Когда-то кем-то врученные вам визитные карточки, и вы даже приблизительно не можете вспомнить, кем и при каких обстоятельствах.

• Все бумажные визитные карточки, когда-то перенесенные в компьютер, в адресную книгу, в банк данных (зачем их хранить?).

• Телефонные номера без имени.

Совет специалиста

«Моя главная цель — опустошить свой электронный почтовый ящик так тщательно и беспощадно, как только я смогу. Ничего не оставлю. Пришла заявка — тут же ее выполняю и уничтожаю. Единственное, что оставлю, это важные сообщения от моего руководителя и руководителя моего руководителя. Но как только прочту их сообщения, сразу отправлю в их папку. Вы больше никогда не найдете в моем ящике больше дюжины новых сообщений. Отказываюсь накапливать информации больше, чем уместится на одном экране. Если мне понадобится прокрутить изображение, чтобы прочитать новые сообщения, я нарушу свое правило. А если передо мной проплывают сообщения, которые я не прочла за три месяца, просто убираю их — значит, они совершенно не важны».

Риэлтор

Совет менеджера

Создайте постоянно действующее правило, чтобы помочь вашим сотрудникам освобождать пространство в электронной почте. Многие компании начали с рекомендаций своим сотрудникам о том, что сохранять, а от чего избавляться. Например, журнал The Wall Street Journal сообщает, что франчайзинговая компания издала директиву, запрещающую использование «слепых» копий во всей компании, и проинструктировала всех сотрудников, что только отправители и получатели архивируют свои сообщения, а остальные работники, получающие копии сообщений, должны их регулярно уничтожать. Эта политика была направлена на сохранение свободного пространства в сети компании и сокращение неразберихи в почтовых ящиках каждого сотрудника. Используйте списки «Избавляюсь от ненужного в процессе работы», чтобы начать свою собственную политику инструктирования сотрудников о том, что сохранять и что уничтожать.

«Да, но… я боюсь что-то уничтожить. Вдруг мне понадобится эта информация?»

Страх избавиться от информации может быть парализующим. Но если вы будете за все подряд цепляться, ваши усилия окажутся бесполезными, потому что объем становится слишком большим. Огромные кипы документов или перегруженные файлы наводят ужас, когда надо найти что-то необходимое. Поэтому многие люди их сохраняют, но никогда туда не заглядывают.

Быстро почистите свой компьютер и ящик электронной почты, воспользовавшись преимуществами сортировки по видам. Для Windows Explorer выйдите на полоску меню, выберите View, потом Arrange Icons By, а затем подберите метод сортировки: имя, дата, размер или тип документа и т. д. В вашей программе электронной почты вы, как обычно, можете кликнуть на полоску меню над любым разделом (дата, тема, отправитель), и почтовые ящики автоматически систематизируются в соответствии с разделом, который вы выбрали.

Вместо того чтобы думать, от чего избавляться, лучше решите, к чему вы хотите получить доступ. Существует человеческий предел того, сколько информации мы можем обработать и сохранить в памяти. Держите все кипы материалов в управляемом состоянии, чтобы в них можно было найти требуемую информацию. Никогда ничего не надо сохранять, пока у вас не появится надежный способ это извлекать. Если у вас содержится какая-то информация, но вы не можете ее найти, когда это необходимо, или вы просто забыли, что она у вас есть, смело избавляйтесь от нее. Не храните ничего из того, что вызывает сомнение в своей злободневности.

«Избавляюсь от ненужного в процессе работы» — остальные запасы

• Устаревшие стационарно закрепленные визитные карточки, конверты со старым адресом компании или с вашим неправильно написанным именем.

• Непрочитанная, потерявшая актуальность литература, приглашения по поводу каких-то событий и разного рода уведомления.

• Разные безделушки, которые вам не нравятся.

• Старые, сломанные, неудобные ручки, карандаши и объемные маркеры (между прочим, откуда они взялись?).

• Всякий старый хлам (вроде использованных картриджей).

СПИСКИ «НЕОБХОДИМО СОХРАНИТЬ» ДЛЯ ПРОЕКТОВ И КОНФЕРЕНЦИЙ

Списки «Избавляюсь от ненужного в процессе работы» отлично помогают в ежедневной чистке. Но я бы оказалась беспечной, если бы проигнорировала два главных источника самого большого скопления бумаги — большие проекты и конференции, для которых накопление материалов идет чрезвычайно быстрыми темпами. Вы планируете почистить все эти папки с материалами для проекта и скоросшиватели и перенести полные коробки тезисов к семинару в какое-то более подходящее место, но редко это делаете или вообще не находите времени. Прежде чем вы это осознаете, перед вами уже лежит следующий проект или вы готовитесь к следующему семинару, а когда и они закончены, у вас выстраиваются еще более высокие стопки папок, скоросшивателей и коробок, добавившихся к тому, что уже было в вашем кабинете.

Вы можете справиться с этой проблемой в зародыше, создав списки «Необходимо сохранить», которые ускорят процесс фильтрации, и вам не придется возвращаться назад.

ДЛЯ ПРОЕКТОВ

Создайте список «Необходимо сохранить» и прикрепите его внутри обложки каждой папки в начале любого проекта. По завершении работы выделяйте в расписании двадцать минут на сортировку и просто следуйте списку, что сохранить, а от чего избавиться. Не считайте, что проект завершен, пока не проделаете эту работу. Эти двадцать минут становятся способом сохранения времени и сил и вкладом в будущую работу. Посмотрите, для каких проектов вы можете создать список «Необходимо сохранить».

«Необходимо сохранить» — клиентские проекты

• Оригинальное предложение.

• Подписанный контракт.

• Окончательный рабочий проект.

• Корреспонденция (замечания, электронные сообщения, письма).

• Протоколы собраний.

• Информация по контактам.

«Необходимо сохранить» — мероприятия

• Заключительная версия пресс-релизов.

• Список прессы.

• Список приглашенных.

• План рассаживания гостей.

• Общий бюджет мероприятия.

• Список участников.

«Необходимо сохранить» — устные переговоры

• Финальная версия комментариев.

• Главная копия тезисов.

• Подписанный контракт.

• Рекламные материалы встречи.

• Контактная информация по планированию встречи.

 Горячий совет!

Если вы поручаете процесс сортировки младшему сотруднику, необходимо сравнить ваш список автосохранения со списком «Избавляюсь от ненужного в процессе работы» (например, все черновики, кроме финальной версии), чтобы предотвратить опасность любого возможного «а вдруг», когда будет по ошибке уничтожено что-то важное. Если вы руководите сотрудниками, убедитесь, что ваши распоряжения соответствуют той же политике.

ДЛЯ КОНФЕРЕНЦИЙ

Если вы посещаете мастер-классы, курсы или семинары, возможно, вы возвращаетесь домой с охапкой материалов. Если вы действительно находите время, чтобы просмотреть все материалы, когда приходите домой, отлично. Но если вы заталкиваете их, так и не распакованные, в дальний угол своего стола вместе с сорока двумя такими же папками, вам необходимо заняться чисткой!

Вместо того чтобы поддаваться желанию все сохранить, лучше каждый вечер посидеть со стопкой материалов в гостиничном номере и просмотреть все, что вы намереваетесь везти домой, оставив часть в урне.

«Необходимо сохранить» — конференции

• Визитные карточки людей, с которыми вы обязательно будете сталкиваться. (Нет необходимости сохранять визитки людей, которые вам вручили их по собственной инициативе.)

• Тезисы семинаров, где вы узнали что-то новое (нет необходимости сохранять информацию, подтверждающую то, что вы уже знаете).

• Проспекты продукции, которую вы собираетесь покупать.

• Тезисы, заметки по поводу вещей, которыми вы намереваетесь пользоваться, или информация, пользуясь которой, вы собираетесь действовать в дальнейшем.

Горячий совет! Скоросшиватель «Золотые самородки»

Если вы тщательно следите за работой каждого семинара, записывайте на листе бумаги все новые факты, советы и информацию, если вы собираетесь ими воспользоваться. Потом поместите лист в скоросшиватель (или соответствующую тематическую папку), подписанный «Золотые самородки». В дополнение к тому, что это сбережет его от уничтожения вместе с бесполезной информацией, вы получаете еще одно преимущество — вы будете иметь к нему более свободный доступ.

Когда мы наладили нормальное движение документов для Марка, он почувствовал себя значительно лучше. Его продуктивность значительно возросла. И, что гораздо важнее, его уверенность в себе и эффективность как менеджера буквально расцвели. Он больше не боялся телефонных звонков от торговых представителей, отвечал быстро и конкретно, именно то, что им было нужно. С тех пор как он действительно разобрался в ситуации, ему стало легче руководить и поддерживать их. Организовав работу в своем кабинете, Марк почувствовал, что ему стало легче маневрировать в океане работы и контактировать с торговыми представителями. У него под рукой всегда была информация, чтобы спланировать эффективное, насыщенное информацией совещание по сбыту и сохранить свою систему, несмотря на рост его отдела. Росло количество продавцов, и он теперь получил возможность расти вместе с ними.

Если свалка в кабинете влияет на продуктивность вашего труда, так как не позволяет найти необходимые документы, отвлекает от работы или негативно влияет на восприятие вас другими людьми, пришло время обратиться к данной рекомендации.

Концентрируйтесь только на одном пункте за один раз, потом через месяц или два вернитесь к этой главе и освойте еще одну методику. Таким образом, вам удастся стать более организованным за самое небольшое время и у вас появится стремление вернуться к проектам из списка ваших дел, чувствуя себя на плаву, вместо того чтобы постоянно останавливаться из-за беспорядка в вашем рабочем пространстве.

Навык 6. Соответствуйте скорости перемен.

Как использовать навык?

Какие стратегии «прими к сведению и двигайся дальше» вы планируете использовать?

• Использовать закладки.

• Разделить поверхность стола на входящую, исходящую и рабочую зоны.

• Когда дело доходит до материалов для изучения, сохранять источники и уничтожать лишнюю бумагу.

• Регулярно избавляться от ненужной информации с помощью списков «Необходимо сохранить» и «Избавляюсь от ненужного в процессе работы».

Когда вы собираетесь ими воспользоваться?

Что, по вашему мнению, будет самым серьезным препятствием для использования стратегий?

Как вы собираетесь преодолевать это препятствие?

Каков ваш личный результат после овладения навыком?