Проведению каждого приема предшествует тщательная подготовка. Нужно определить вид приема с учетом цели, ради которой он организуется, место проведения, составить список приглашенных, заблаговременно заполнить и разослать приглашения, составить меню и план рассадки за столом, если речь идет о завтраке, обеде, ужине. Если прием организуется в резиденции посла или в посольстве, то супруга посла должна уделить особое внимание подготовке помещений, сервировке столов, инструктажу официантов, которые будут обслуживать прием.

Правила подготовки и организации приемов, устраиваемых приглашающей стороной для иностранных гостей в стране и дипломатическими представительствами за рубежом, хотя в целом и близки, однако имеют и некоторые существенные различия.

При организации приема в честь иностранных гостей и делегаций дипломатическому протоколу не приходится решать такие вопросы, как поиск помещения (если речь идет о приеме с большим количеством участников), обслуживание приема, поскольку в каждой стране к проведению государственных приемов привлекаются высококвалифицированные официанты. Достаточно быстро и эффективно решается и такой вопрос, как организация концерта после приема, если возникает необходимость придать приему особую торжественность.

Представительства за рубежом нередко сталкиваются с трудностями в решении таких вопросов, как место приема и количество гостей, день и час приема. Посол, естественно, предпочитает устраивать приемы в своей резиденции или в здании посольства. С учетом правового статуса резиденции посла и посольства приходящие к послу гости оказываются в этом случае как бы на территории государства, представляемого послом.

Если прием устраивается вне посольства, то выбирается ресторан с хорошей кухней и высокой культурой обслуживания. В таком случае в арендованном посольством помещении нередко вывешиваются национальные флаги страны посла и страны пребывания, а также портреты глав обоих государств.

При выборе вида приема учитываются традиции, обычаи страны пребывания. Разнообразна практика дипломатического корпуса в стране пребывания при организации приемов. По случаю национальных праздников своих стран главы дипломатических представительств организуют приемы типа «коктейль», «а ля фуршет», «бокал шампанского», «бокал вина». В порядке повседневной дипломатической деятельности посольства часто приглашают на завтраки, обеды, кинопросмотры и т. п.

Такого же типа приемы устраиваются и посольствами в зарубежных странах.

При определении даты приема следует исходить из того, что приемы не организуются в праздничные и нерабочие дни, а в мусульманских странах — в религиозный праздник «рамадан». Приемы не проводятся и в дни национального траура, а назначенные ранее — отменяются.

Составление списка приглашаемых — один из важнейших элементов подготовительной работы. На прием в честь высокого гостя или иностранной делегации, находящихся с официальным визитом в стране, помимо сопровождающих лиц, членов делегации приглашаются посол страны гостя и старшие дипломатические сотрудники посольства.

С принимающей стороны на приеме присутствуют руководители государства, министры, другие официальные лица, участвовавшие в переговорах или осуществляющие сотрудничество со страной гостя по экономическим, научно-техническим, культурным и другим направлениям. Если гость прибыл в страну с супругой, то на приеме присутствуют супруги официальных лиц.

Определяется общее количество приглашаемых на прием. Принимается во внимание деловая необходимость контакта с тем или иным приглашенным. Размеры помещений, где устраивается прием, должны соответствовать количеству приглашенных и возможностям обслуживания. Следует избегать тесноты на приеме.

На прием, устраиваемый посольством, приглашаются руководители стран, официальные лица ведомств и общественных организаций, представители культурных и научных кругов. Если прием посвящен юбилейной дате в двусторонних отношениях, то приглашение дипломатического корпуса не предусматривается. Иностранные дипломаты присутствуют на приемах, посвящаемых национальным праздникам стран, а также на представительских мероприятиях посольств, проводимых в порядке их повседневной деятельности.

Даже при самой тщательной проработке списка нельзя избежать того, что кто-то из приглашенных по различным причинам не сможет присутствовать на приеме. Этот «процент отсева» учитывается при составлении сметы расходов на прием.

Современная международная протокольная практика свидетельствует о стремлении стран делать дипломатические приемы скромными, избегать излишней пышности, ограничивать или исключать подачу спиртных напитков, отказываться от слишком дорогих блюд.

Меню на дипломатическом приеме должно иметь национальный колорит. Принимаются, однако, во внимание вкусы гостей, их национальные и религиозные традиции. Заранее следует подумать о тех, кто употребляет только вегетарианскую пищу или не ест свинины. Не подается на приеме дичь в период запрета охоты на нее в стране.

На приеме в посольстве супруга посла должна проследить за тем, чтобы в меню были включены национальные блюда. Будут ли это пироги или блины, мясо или рыба, приготовленные особым, специфическим для данной страны способом, или десерт из фруктов, которыми славится страна, — это дело вкуса и учета местных условий.

Все блюда должны быть вкусны и красиво поданы.

На приемах принято использовать посуду хорошего качества: хрусталь, фарфор, серебро. Живые цветы на столах и в гостиных придают помещениям праздничность и уют. Цветы иногда подбираются таким образом, чтобы они соответствовали цветам флага гостя.

В особо торжественных случаях на приеме в честь главы государства при входе его в зал исполняются гимны страны гостя и страны пребывания. Во время таких приемов иногда организуются концерты, исполняется национальная музыка принимающей страны и страны гостя.

По окончании приема главный гость в сопровождении хозяина первым покидает прием. Оркестр в это время исполняет торжественный марш.

Перед зданием, где проходит прием, иногда выстраивается почетный караул, который отдает воинские почести при приезде и отъезде главного гостя.

На прием гости приглашаются с помощью письменных приглашений. Бланки приглашений печатаются типографским способом, а от руки вписываются фамилия приглашенного, его должность, указываются вид приема, день, час и место проведения. Все эти данные могут быть напечатаны на машинке, однако в прошлом это считалось менее вежливым.

Если прием устраивается по случаю пребывания в стране высокого гостя, юбилейной даты, национального праздника, то приглашения имеют характер изготовленных типографским способом специальных бланков.

При организации приемов, предусматривающих рассадку, заранее следует выяснить, сможет ли гость принять приглашение. В этом случае в правом нижнем углу бланка приглашения ставят буквы RSVP (repondez, s'il vous plait — просьба ответить). О приглашении главного высокого гостя на прием — президента, премьер-министра, министра иностранных дел — посол предварительно устно договаривается с ним и только после получения его согласия направляет приглашение. В этом случае буквы RSVP зачеркивают и вместо них пишут «p.m.» (pour mеmoire — для памяти).

Приглашения принято направлять за одну-две недели до приема. Это позволяет надеяться, что гости сумеют так спланировать свое время, чтобы получить возможность прибыть на прием. Для рассылки приглашений используются нарочные или курьеры, реже приглашения посылаются по почте.

Получив приглашение, следует с ним внимательно ознакомиться. Это убережет от ошибок и неловких ситуаций, в которых может оказаться человек, не разобравшийся в полученном приглашении. Независимо от того, на каком языке написано приглашение, следует иметь полную ясность в отношении следующего: кто, по какому поводу, где, когда, форма одежды, нужен ли ответ на приглашение. Уточненная в результате такого анализа информация поможет принять правильное решение.

На приглашение, где стоят буквы RSVP и они не зачеркнуты, ответ следует дать без промедления. Задержка ответа и тем более его отсутствие — свидетельство неучтивости. Лучше вежливо отказаться заранее, чем оттягивать ответ.

На приглашение с «просьбой ответить» желательно давать письменный ответ независимо от его характера — положительный или отрицательный. Ответ составляется от имени получивших приглашение в третьем лице, без подписи. Не будет ошибкой, если ответ будет дан по телефону.

В некоторых странах существует порядок, по которому обязательно направление письменного ответа (положительного или отрицательного) на приглашение на прием, устраиваемый главой государства.

Ниже приводится образец такого ответа.

«Чрезвычайный и Полномочный Посол и… имеют честь подтвердить получение любезного приглашения господина Президента и госпожи К. на обед (или завтрак) во вторник, 10 марта, в восемь часов вечера, которое они с удовольствием принимают»

Образец отрицательного ответа:

«Чрезвычайный и Полномочный Посол и… в связи с отъездом в ближайшие дни в отпуск, к сожалению, не смогут принять любезное приглашение Чрезвычайного и Полномочного Посла Финляндии и его супруги на завтрак в пятницу, 21 июня с.г.».